SÍNDICOS PROFISSIONAIS x SÍNDICOS MORADORES OU ORGÂNICOS x GERENTES OU ZELADORES
Saiba quais são as diferenças básicas entre síndicos profissionais e orgânicos (ou moradores) e quais as atribuições de zeladores ou gerentes condominiais.
- Estabelecer diretrizes e validar as ações praticadas pela administradora do condomínio
- Realizar o menor custo possível, sem descuidar da manutenção e da valorização do patrimônio
- Identificar ações e processos para tornar o imóvel mais atrativo aos olhos de locatários e usuários
- Ser eficiente na gestão de contas a receber, de forma a minimizar inadimplência
- Cumprir as determinações da convenção, regimento interno e decisões das assembleias
- Zelar pela segurança e tranquilidade dos proprietários e locatários
- Servir como facilitador das relações interpessoais entre os usuários do condomínio
- Conduzir com experiência eventuais processos envolvendo vícios ocultos de construção
- Avaliar as cotações e equalizações elaboradas pela administradora ou por funcionários relativas a serviços e fornecimentos de pequena monta;
- Responsabilizar pela cotações e equalizações de serviços e fornecimentos de grande monta, contratando consultores e especialistas quando for o caso;
- Elaborar, ou validar (quando produzidos pela administradora), os orçamentos e relatórios com prestações de contas mensais
- Acompanhar o fluxo de caixa, de forma a evitar saldos negativos e pagamento de juros à administradoras e instituições financeiras
- Identificar e justificar distorções entre orçamento previsto x realizado
- Preocupar com a classificação correta das despesas do condomínio
- Elaborar e submeter a análise jurídica os contratos a serem firmados com prestadores de serviço de forma a minimizar riscos para o condomínio
- Questionar, avaliar esclarecimentos e minimizar processos que envolvam gastos e pagamentos sem o devido amparo contratual
- Elaborar, ou validar (quando produzidos pela administradora), e verificar periodicamente os checklists de manutenção predial (pinturas, bombas, sistemas elétricos de baixa e alta tensão, elevadores, edificações, sistemas de água e esgotamento sanitário, estruturas, pisos elevados, geradores, compressores, segurança, ar condicionado, etc.)
- Realizar pesquisas para avaliar necessidades e nível de satisfação de usuários
- Ignorar a legislação específica e os riscos inerentes ao exercício do cargo
- Propor orçamentos e taxas reduzidas em prejuízo das manutenções necessárias, da limpeza adequada e da valorização do imóvel
- Propor soluções e resolver impasses sempre de forma a beneficiar “os mais amigos”
- Relevar nas cobranças de juros e multas por atrasos de obrigações condominiais
- Relevar na aplicação de multas e na cobrança de prejuízos causados por condôminos
- Utilizar frequentemente fundo de reserva e cotas extras para despesas ordinárias
- Realizar investimentos sem o devido respaldo das assembleias e dos condôminos
- Relevar nas avaliações de concorrências para realização de serviços e fornecimentos de qualquer monta
- Utilizar contratos elaborados pelos próprios fornecedores sem efetuar análise de riscos
- Relevar práticas e melhorias de mercado utilizadas no segmento
- Relevar cobranças e taxas extras muitas vezes cobradas por fornecedores e administradoras
- Relevar prestação de contas com a clareza necessária
- Efetuar gastos muitas vezes cobertos pelos seguros necessários, ignorando as coberturas legais e contratadas
- Ignorar procedimentos importantes para condução de processos envolvendo execução de serviços em garantia de construção e efetuar gastos muitas vezes cobertos por estas garantias
- Tendência à priorização de investimentos em situações de embelezamento em detrimento das situações de manutenção importantes e legais
- Assegurar diariamente que no condomínio tudo funcione de forma organizada e harmônica
- Garantir que as normas de procedimento e regulamento interno sejam cumpridas por funcionários, prestadores de serviços, moradores e visitantes
- Atentar para o cumprimento, por parte de condôminos, funcionários e prestadores de serviço, das normas de segurança vigentes e orientações do síndico ou preposto proferidas com este enfoque
- Realizar rondas pelo condomínio verificando o cumprimento dos checklists aprovados e identificando quaisquer irregularidades (integridade das áreas comuns, existências de situações suspeitas, vazamentos, necessidade de reparos, funcionamento de equipamentos, respeito às normas de segurança, etc.)
- Controlar chamadas emergenciais de manutenção dos elevadores e demais equipamentos
- Zelar para que nenhum resgate de pessoas presas nos elevadores seja feito por indivíduos que não sejam os bombeiros ou funcionários da empresa contratadas para tal
- Conhecer os controles de emergência do condomínio, acionando-os sempre que necessário
- Ligar e desligar equipamentos, como bombas, luzes, etc., sempre que necessários e em horários definidos, além de orientar os funcionários de serviços gerais quanto aos horários a serem seguidos
- Coordenar atividades de manutenção, acionando as empresas contratadas sempre que necessário
- Identificar e informar o síndico sobre eventuais necessidades de manutenção predial corretivas e preventivas
- Comunicar o síndico sobre ocorrências anormais nos equipamentos ou envolvendo funcionários, moradores, vizinhos, terceiros e órgãos públicos
- Realizar pequenos reparos dentro da sua habilidade e competência
- Acompanhar entregadores de interesse do condomínio e demais prestadores de serviços
- Orientar prestadores de serviço quanto ao uso do elevador de serviço
- Prestar atendimento aos prestadores de serviço, fornecedores e demais funcionários do condomínio, esclarecendo dúvidas e passando informações
- Registrar no livro de ocorrência orientações emergenciais e importantes para passagem de turno, sobre necessidades de limpeza, manutenção preventiva e corretivas, etc.
- Observar os horários para realização de mudanças e de obras nos apartamentos
- Controlar entrada de material de construção e verificar com o síndico se a unidade em questão está apta a realizar reformas dessa monta
- Acompanhar os horários de entrada e saída de funcionários e de prestadores de serviço
- Participar junto com o síndico da avaliação dos funcionários
- Atender as solicitações de moradores, buscando solucionar os problemas de sua área de competência e comunicando o síndico sobre as ocorrências
- Solicitar, manter atualizados e encaminhar à administradora os dados cadastrais dos moradores
- Realizar a distribuição de correspondências
- Em caso de festas, solicitar ao morador e manter na portaria uma relação de convidados para facilitar a identificação
- Inspecionar as garagens verificando as condições dos carros estacionados (luzes acesas, vidros abertos, parados fora das vagas, etc.) e alertando os moradores sobre possíveis desvios
- Recolher eventuais objetos esquecidos por moradores nas áreas comuns, especialmente garagens e devolver aos proprietários. Caso não seja possível identificar quem seja o proprietário, registrar no livro de ocorrências e guardar o objeto em local apropriado
- Manter e consultar a relação de corretores autorizados a entrar nos imóveis disponíveis para venda ou locação. Corretor e acompanhantes deverão ser identificados e seus dados registrados no livro de visitantes
- Manter controle de documentos/encomendas a serem entregues a terceiros, a pedido de moradores. Entrar em contato com os moradores favorecidos de alguma encomenda que esteja na recepção/administração com mais de 48 horas
- Manter na portaria relação de telefones úteis e de emergência para uso dos porteiros
- Zelar pela organização e limpeza das áreas comuns, não permitindo que documentos, encomendas, jornais etc. se acumulem na recepção e portaria
- Cobrir horário de descanso dos porteiros, quando necessário, cumprindo, neste caso, as normas determinadas ao porteiro
- Cuidar da coleta e retirada do lixo instruindo a colocação e recolhimento de lixeiras ou containers em local apropriado para a devida coleta pública
- Providenciar a reposição de material de limpeza do condomínio
- Realizar eventual compra de material de consumo e limpeza para o condomínio, mediante concorrência e aprovação do síndico
- Tratar a todos, indistintamente, com educação, sem modismos e sem maiores intimidades. Praticar sempre “sim, senhor”, “pois não”, “não senhor”, “desculpe, estou cumprindo ordens”, “favor anotar suas considerações no livro próprio”. Evitar fofoca e discussões de qualquer natureza, e expressões como “querido”, “meu rei”, “doutor”, “meu amigo”
- Evitar conversas prolongadas que não tenham relação direta com o trabalho em exercício no condomínio, pessoalmente ou ao telefone fixo/celular
